Demandes urgentes : comment les gérer en dehors des heures classiques en location courte durée ?

Panne de serrure à 23h, voyageur perdu qui ne trouve pas l’entrée, problème de chauffage un dimanche soir… En location courte durée, les demandes urgentes ne respectent pas les horaires de bureau.
Et pourtant, une réponse rapide fait la différence entre un séjour réussi et un commentaire négatif.

Dans cet article, Astral Conciergerie vous explique comment gérer les demandes urgentes en dehors des heures classiques, sans y laisser votre temps libre ni votre sérénité.

Pourquoi les demandes urgentes sont inévitables en location courte durée ?

Vos voyageurs arrivent :

• en soirée après le travail,

• parfois très tard à cause des transports,

• le week-end ou les jours fériés.

Résultat : les problèmes surviennent souvent :

• en dehors des horaires de 9h-18h,

• au moment où vous êtes en famille, en déplacement ou déjà couché.

Ignorer ces demandes, c’est prendre le risque de :

• laisser un voyageur dehors,

• vivre un conflit et/ou une demande de remboursement,

• recevoir un mauvais avis public.

D’où l’importance d’avoir une organisation claire pour les urgences.

Anticiper avec une bonne préparation en amont

La première façon de gérer les urgences, c’est de les limiter dès le départ.

Quelques bonnes pratiques :

• envoyer un message avant l’arrivée avec :

  • l’adresse précise,

  • le plan d’accès,

  • le code de boîte à clés ou la procédure d’entrée,

  • un point sur le stationnement,

• prévoir des tutoriels simples pour :

  • le chauffage,

  • la cuisine,

  • la TV, le Wi-Fi,

  • les poubelles.

Plus tout est clair, moins les voyageurs auront besoin d’appeler “en panique” à 22h.

Mettre en place un canal de support clair pour les voyageurs

Pour les demandes urgentes, il est utile de :

• définir un canal principal de contact (messagerie de la plateforme, téléphone dédié, WhatsApp pro),

• indiquer clairement les horaires de réponse pour les questions non urgentes,

• préciser que les vraies urgences (sécurité, accès au logement, problème majeur) sont traitées à tout moment.

L’idée est de :

• rassurer les voyageurs,

• structurer les types de demandes,

• éviter d’être submergé pour des petits détails à toute heure.

S’équiper d’outils pour répondre plus vite

Certains outils facilitent la gestion des urgences :

• réponses rapides / messages prédéfinis pour les questions fréquentes,

• notifications sur mobile pour être alerté rapidement,

• systèmes de serrure connectée ou boîte à clés sécurisée pour les accès,

• check-lists envoyées automatiquement avant l’arrivée.

Avec une conciergerie, ces processus sont souvent déjà en place et rodés.

Déléguer la gestion des urgences à une conciergerie

Gérer les urgences 7j/7 et parfois 24h/24 est difficilement compatible avec :

• une vie de famille,

• un emploi salarié ou une activité principale,

• plusieurs biens à gérer.

En confiant la gestion à une conciergerie comme Astral Conciergerie, vous bénéficiez :

• d’un relai professionnel pour répondre aux voyageurs,

• d’une équipe locale pour intervenir si besoin,

• d’une gestion structurée des imprévus (plombier, serrurier, chauffagiste…).

Vous restez propriétaire, mais vous ne devenez pas “réceptionniste de nuit”.

Les demandes urgentes en dehors des heures classiques font partie intégrante de la location courte durée.
Avec une bonne préparation, des outils adaptés et une conciergerie professionnelle, elles peuvent être gérées sans stress, pour vous comme pour vos voyageurs.

📞 Vous voulez déléguer la gestion des urgences et offrir une expérience fluide à vos voyageurs ?
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